본교 행정시스템인 종합정보시스템이 3일 차세대정보시스템(KUIS)으로 전환됐지만, 시스템이 안정화되지 않아 이용자들이 한동안 불편을 겪었다. 시스템이 전환된 지 일주일이 지난 지금은 초기에 비해 안정된 모습으로 나아가고 있다.

전환 초기의 일부 불안정
전환 직후 개편된 시스템이 일부 불안정해 며칠 동안 업무에 차질을 빚는 경우가 발생했다. 차세대정보시스템을 사용하면서 직원에 따라 학사데이터 이용이 원활하지 않거나 반응속도가 느려서 불편했다는 의견이 제기됐다. 또한, 직원이 시스템 적응에 어려움을 겪는 경우도 있었다. 문과대 학사지원부 측은 “새 시스템이 익숙하지 않아 업무가 느려진 측면이 있다”고 밝혔다. 이에 정보화추진팀은 직원들에겐 사전에 충분한 교육을 실시했다는 입장이다. 정보화추진팀은 “전 교직원을 대상으로 2013년 12월과 올해 2월 시스템 적응 교육을 진행했다”며 “이를 통해 업무의 차질을 최소화하려 노력했다”고 말했다.학생 포탈에서도 혼선
3일 개강 이후 본교 포탈(KUPID)도 강의자료를 확인하는 과정이 달라지고, 포탈 내부의 일부 탭이 제 기능을 못했다. 이번 시스템 전환에서 기존에 상단의 메뉴로 있던 ‘eku’가 포탈의 ‘수업’ 메뉴로 통합 편성됐다. 이에 강의자료를 보기 위해 eku를 확인하려던 학생들이 혼란을 겪었다. 김현수(가명·공과대 기계10) 씨는 “eku는 학생들이 가장 많이 애용하므로 독립메뉴로 이용하는 게 더욱 편하다”고 말했다. 본교의 스터디룸 등을 대여하는 ‘공간예약’ 탭은 3일과 4일 포탈에 뜨지 않다가 5일에야 정상화됐다.

학생들은 이번 개편의 홍보가 부족했다는 의견이 많았다. 구영경(사범대 영교12) 씨는 “포탈 개편에 대한 사전 공지를 제대로 보지 못했다”고 말했다. 시스템 변경에 대한 공지 2월 중순부터 포탈에 공지되었지만, 실제로 학생들은 3일에야 교내메일 한 통을 받았다. 이에 대해 정보화추진팀은 “학생이 주로 사용하는 포탈 개편은 KUPID 메뉴 통합을 제외하면 크게 변경된 사항이 없어 포탈공지를 위주로 했는데 잘 알려지지 않은 것 같다”고 설명했다.

개강 직전에 포탈 전환
차세대 정보시스템의 도입을 위한 마무리 정비가 2월 28일부터 3월 3일까지 진행돼 개강을 앞둔 학내 구성원들이 혼란을 겪었다. 포탈 공지사항을 확인하지 못해 강의계획서, 강의실, 사물함 당첨자 발표 등 개강 직전의 주요정보를 확인하지 못했기 때문이다. 곽민경(문과대 일문12) 씨는 “개강 당일인 3일에 1교시 수업이 있었는데 전날 밤까지도 강의실과 강의계획서를 확인하지 못해 답답했다”고 말했다. 또, 경영학과의 A 교수는 “포탈에 강의계획서를 올렸지만 학생들이 보지 못했다”며 “개강 직전에 포탈서비스를 중단한 것은 문제가 있다”고 말했다. 이에 정보화추진팀 진상규 과장은 “학교 전반에 관한 데이터는 학교회계년도 연동이 돼서 3월부터 갱신이 된다. 데이터 전환을 위해 그 시기에 일시적으로 포탈서비스를 전환해야 했다”고 말했다.

9월까지 안정화 과정 계속
정보시스템 개편이 급하게 진행됐다는 지적에 정보화추진팀은 이해가 부족했다는 입장이다.   정보화추진팀이 제공한 ‘차세대 정보시스템 구축 일정’에 따르면 이번 개편은 2011년 7월부터 준비한 사업이다. 2012년 10월까지 행정 부서의 요구안을 수합하는 사전준비 기간을 거쳤고, 이후 2014년 1월까지 토마토시스템, 동원 CNS 등의 외부업체와 차세대 정보시스템 개발 작업 및 테스트를 진행했다. 2월에는 통합테스트를 실시했으며 3월 3일 개편한 시스템을 가동했고 9월까지 안정화 과정을 거칠 예정이다. 정보화추진팀은 “이번 개편은 장기적 계획에 맞춰 진행됐다”며 “10월이면 시스템이 완벽하게 구축될 것”이라고 말했다. 이어 행정시스템 개편을 무리하게 추진했다는 지적에 대해선 “행정 혁신을 목표로 하는 사업은 맞지만, 2년 동안 400회의 부서회의를 통해 행정부서의 요구사항을 받아들여서 추진된 사업”이라고 설명했다.

원활치 못한 불편 접수
차세대 정보시스템 이용 시 발생하는 문제점에 대해 차세대정보화추진단과 학내 구성원 간의 소통이 원활하지 않다는 지적도 있었다. 포탈관련 문의를 하고자 전화했던 한 교수는 차세대정보화추진단이 전화를 받지 않아 문제를 즉시 해결하지 못했다. 이에  차세대정보화추진단은 “대응업무가 많아서 일부 전화대응이 늦었을 것”이라며 “시스템에 관한 피드백을 받고 계속해서 개선 작업을 진행중이어서 업무량이 많다”고 말했다. 이어 차세대정보화추진단은 “빠른 시간내에 시스템이 안정화되도록 노력중이며, 안정화되는 시점이 되면 행정부서의 애로사항이 개선되어 경쟁력 있는 행정서비스를 제공할 수 있을 것”이라고 말했다.

한편, 2012년 4월 신설된 차세대정보화추진단은 본교 직원 7명으로 구성돼 있다. 이번 시스템 전환을 위해 외부 업체인 토마토시스템과  동우 CNS의 엔지니어 60명이 참여하여 작업을 진행했다. 외부 업체 소속 엔지니어들은 시스템 안정화 기간이 끝나는 10월에 해산할 예정이다.

글│안병수, 이예원, 한재윤 기자 news@
사진│안병수 기자 rap@
출처 : 고려대학교 고파스 2024-06-12 00:40:58: